Tämä on Yrityksen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 13.04.2023. Muokattu 08.05.2023
1. Rekisterinpitäjä
Henni Kurttila/ Slou Design, Y-tunnus 3362524-2.
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Henni Kurttila, henni@sloudesign.fi
3. Rekisterin nimi
Sisustussuunnittelu Henni Kurttila: Asiakastietorekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja tausta
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on asiakassuhde ja sen hoitaminen, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys. Rekisteriin kerätään yhteydenottolomakkeen tai suunnittelutöiden kautta annettuja henkilötietoja, sekä yritysten osoite- ja laskutustietoja.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja palveluihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, kehittäminen ja seuranta.
Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.
Asiointihistorian hallinta sekä viestinnän, markkinoinnin ja palveluiden kohdentaminen.
Asiakkaan antamat tiedot voidaan tapauskohtaisesti välittää yhteistyökumppanille tarjouspyyntöä varten. Yhteistyökumppaneina toimivat alan yritykset, kuten kalustetoimittajat ja rautakaupat. Mahdollisista tarjouspyynnöistä kuitenkin tiedotetaan asiakasta aina erikseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään yllä mainitun sivuston, puhelimitse, sosiaalisen median kautta, sekä sähköpostitse, tarjouspyynnön yhteydessä tai yhteydenottolomakkeen kautta luovuttamien yritys-/henkilötiedot, joita katsotaan tarvittavan asiakassuhteen asianmukaiseen hoitamiseen. Asiakkaalta pyydetään ja kerätään seuraavat tiedot:
Asiakkaan nimi ja yhteystiedot
Laskutustiedot
Tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista
Suunnitteluun liittyvät esitiedot ja muistiinpanot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan, kun asiakas ottaa yhteyttä kotisivuilta lähetetystä lomakkeesta, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas itse luovuttaa tietojaan. Henkilötiedot pyydetään puhelimitse tai sähköpostilla. Tietoja tarkennetaan tarvittaessa tarjouskäynnin yhteydessä sekä asiakassuhteen aikana.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekistereihin kerättyjä tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle markkinointi-, myynti-, mielipide- tai markkinatutkimustarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa Suomen lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä. Rekisteri on tallennettu tietojärjestelmään ja se on suojattu ja sijoitettu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin.
Tietoja voidaan luovuttaa henkilörekisteristä ainoastaan seuraavissa tapauksissa:
maksunvälitys toteutetaan laskulla ja niitä käsitellään kirjanpidossa
asiakkaan kanssa erikseen sovittuja tarjouspyyntöjä varten. Tällöin yhteistyökumppanille välitetään asiakkaan nimi, puhelinnumero, sähköposti ja osoitetiedot, mikäli tarjouspyyntö sitä edellyttää.
Verkkosivuston kävijätietoja kerää:
Squarespace
Google Analytics
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti salasanoilla. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Fyysinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Ainoastaan rekisterin pitäjän mahdollisilla työntekijöillä ja harjoittelijoilla sekä toimeksisaajilla ja heidän työntekijöillään on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin salassapitomääräysten sitomina. Käyttäjärekisterin tietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Muut oikeudet
Rekisterin ylläpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta aika-ajoin täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa.
Rekisterin ylläpitäjä sitoutuu oma-aloitteisesti tai rekisteriin kirjatun henkilön vaatimuksesta oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä olevat tiedot, joiden todetaan olevan virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai esimerkiksi vanhentuneita. Mikäli tiedon korjaamista ei hyväksytä, annetaan henkilölle perusteltu ilmoitus, jossa kerrotaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty.
12. Rekistetietojen säilyttäminen ja poistaminen
Rekisterin ylläpitäjä säilyttää rekisteritietoja enintään 10 -vuotta. Arkiston asianmukaisessa säilömisessä noudatetaan arkistointilain mukaisia määreitä.
Henkilötiedot poistetaan rekisteristä aikamääreen päättymisen jälkeen ja hävitetään asianmukaisesti.
13. Evästekäytännöt
Sivustolla käytettävät lisäosat ja ulkoiset elementit:
Squarespace: Kerää analytiikkaa mm. sivun kävijämäärästä ja suosituimmista sisällöistä.
Google Analytics: Seurannan tarkoituksena on kerätä tilastotietoa esimerkiksi sivun kävijämäärästä ja suosituimmista sisällöistä.
Käytössä on mahdollisesti myös muita verkkosivuston tekniseen toteutukseen tarvittavia kirjastoja, koodeja tai elementtejä, joiden ei kuitenkaan pitäisi kerätä minkäänlaista tietoa kävijästä missään olosuhteessa.
14. Evästeen määrittely
Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle silloin kun joku vierailee sivustolla. Evästeet eivät sisällä minkäänlaisia henkilötietoja eikä niiden avulla voida esimerkiksi suorittaa ohjelmia.
15. Evästeet yrityksemme verkkosivuilla
Käytämme evästeitä moniin käyttötarkoituksiin, jotka liittyvät sivuston toimivuuteen, analysointiin ja markkinointiin. Evästeet keräävät mahdollisesti myös tietoja esimerkiksi käyttäjien kiinnostuksista, joiden avulla kykenemme kohdentamaan viestintäämme sisällöistämme kiinnostuneelle yleisölle.
16. Evästeiden kieltäminen selaimessa
Emme suosittele tätä, mutta mikäli haluat estää evästeet, muuta selaimesi evästeasetuksia. Evästeiden kieltäminen saattaa heikentää käyttökokemusta, eikä kaikki verkkosivuston toiminnot välttämättä enää toimi lainkaan.
Jos estät evästeiden käytön selainohjelmassasi, laitettasi ei seurata, kun vierailet sivustossa. Huomaa kuitenkin, että estämällä evästeiden käytön saatat estää myös joidenkin sivuston toimintojen käyttämisen.
Lisätietoja
Rekisteriin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä sähköpostilla osoitteeseen henni@sloudesign.fi